Трелло: фишки и основы успешной работы над проектом в японском стиле

Обожаю Трелло. Уже на протяжении пары лет, я использую его каждый день. Это сервис организации коллективной работы. Причем необязательно коллективной. И не обязательной работы.

Зарегистрироваться в Трелло можно здесь:
http://makedreamprofits.ru/trello

Чтобы вы сразу все поняли, вот для чего предлагают использовать Трелло его разработчики:

  • Разработка продуктов
  • Управление клиентами
  • Подбор персонала
  • Исследования
  • Планирование свадьбы(или других мероприятий)
  • СЕО
  • Встречи
  • Блоггинг
  • Фитнес и тренировки
  • Рецепты

В основе Трелло лежит система Канбан, которая в реальном мире выглядит вот так:

kanban

До того как я начну о ней рассказывать, хочу успокоить вас, что у этого сервиса есть как и вебверсия, так и отдельная программа для Windows 8, приложения под iOS и Android и расширение для Хрома(которое позволяет выводить уведомление прямо на вашем рабочем столе): https://trello.com/platforms

Есть не официальные для других браузеров, поищите сами если нужно(набрав trello и название браузера).

Первое, что вам нужно знать о Трелло, это из чего он состоит:

  • Доски (boards)
  • Списки (lists)
  • Карточки (cards)

trello-basics

Пример, как мы организуем работу

У нас есть 2 доски:

  • Текущая: задачи которые можно или нужно выполнять на данный момент, или, например, раз в месяц или неделю)Для каждого сотрудника у нас тут свой список + 1 общий, где отмечены основные приоритеты, чтобы все понимали на что сейчас фокус.
  • Будущее: тут для каждого из продуктов у нас отдельный список на доработки, и не критичные баги. Также есть отдельные списки тем и идей для постинга в соц сети, рассылку и идеи по продажам. Часть из карточек в списках снабжается ответственным исполнителем и датой к которой задача в карточке должна быть сделана

Все новые задания, если они не срочные, добавляются в “Будущую” доску. А потом, когда приходит время, или кончаются задачи, переносятся в “Текущую” доску.

Это не совсем тот способ организации, для которого придумывался Трелло, но мне нравится. Поэтому не важно как вы будете использовать этот инструмент, главное чтобы нравилось вам:)

Фишки

  • Используйте комбинации клавиш.
    Это поначалу сложно, нужно привыкать, но сохраняет кучу времени возякания мышкой!

    • Орлиный взгляд: открываем доску, жмем Q, и видим только карточки, назначенные вам;
    • Задание готово и хотите заархивировать карточку? Жмите C;
    • Хотите добавить карточку чуть ниже активной? Вместо того, чтобы создавать новую и перетаскивать наверх списка, жмите N;
    • Добавили карточку для самого себя? Нажмите пробел, чтобы ее себе и назначить.

    Остальные комбинации вы можете посмотреть на официальном сайте: https://trello.com/shortcuts

  • Если на одной доске работает несколько человек, после создания задания с дедлайном, обязательно назначайте его кому-то, иначе уведомления о дедлайне будут приходить всем участникам доски;
  • Не добавляйте в задание тех, кто не отвечает за результат. Например, если выполняет один человек, а тестирует 2ой — пусть сначала карточка будет назначена первому, а потом второму, чтобы был ясен ответственный человек на каждом из этапов;
  • Если на доске много списков, и есть горизонтальная прокрутка — вы можете прокручивать ее просто потянув за фон доски(кликнув и зажав мышку + потянув):
    move-board
  • Назначили задачу кому-то, но хотите быть в курсе исполнения? Подпишитесь на нее, нажав в карточке “Subscribe”:
    subscribe
  • Хотите спросить о чем-то в комментариях к карточке человека, который не назначен в ней? Используйте упоминание, как на твиттере, например @логинсотрудника (логин = User Name в настройках аккаунта). В этом случае он получит уведомление о вашем комментарии. Иначе — никогда не узнает о нем:
    trello-mentions
  • В качестве логина в начале пишете свое имя. Иначе будет сложно будет угадать с какой буквы начать ввод @логинсотрудника чтобы вылезла подсказка;
  • Если у вы работает одновременно с несколькими досками, сделайте каждой разный цвет. После этого откройте их в разных вкладках. Теперь нажмите на вкладку правой кнопкой мыши и выберите “Закрепить вкладку”(Pin tab):
    trello-pin-tab
  • Карточки можно перемещать между досками и доставать из архива обратно;
  • Используйте Power-Ups. Это типа плагинов, которые можно подключить в настройках каждой доски. С помощью них можно добавить к доске календарь(показывает карточки с группировкой по дням месяца), голосование(можно голосовать за каждую карточку, ставя полец вверх), устаревание карточек(по мере устаревания становятся менее заметными)
    trello-power-ups
  • Перед приглашением сотрудников, раздайте им персональную ссылку, которую можно найти нажав сверху на профиль и выбрав “Share Trello”. Ссылку можно найти в самом низу(под надписью “Copy and share this link”). Так, за каждого человека, вы получите месяц тарифа Gold бесплатно;
  • Если вы делаете доски под типовые проекты(например, создания вебсайта для определенного клиента), то имейте ввиду, что вы можете создать шаблон доски, а потом его просто копировать и использовать каждый раз;
  • Можно использовать списки в качестве стадий какого-то процесса. Например, это может выглядеть так: Звонок → Встреча → Обсуждение → Сделка или В планах → Делается → Выполнено
  • Не используйте много меток(лейблов) с места в карьер, внедряйте их постепенно. Так вы поймете которые вам действительно нужны, а какие нет. Например, мы используем по сути 2 метки — красная для ошибок в продуктах и синяя для повторяющихся задач. Слишком много цветов может внести путаницу
    trello-labels

Тарифы:

  1. Бесплатный. Не триал версия. Бесплатный навсегда;
  2. Gold. Добавляет стикеры к карточкам, фон для досок из любых изображений, вложения в карточки до 250мб. и можете добавлять свои смайлы. И самое важное. К вашей аватарке добавляет корона.
  3. Business Class. То, что в Голде + администраторы видят доски всей организации, более гибкие настройки доступа к доскам, запрет регистрации с почтой не на вашем домене. Вроде все.

На данном этапе развития Трелло, мягко говоря, платить там не за что, нет ничего особо интересного и помогающего работе. Увы.

Если вы получите бесплатный Голд аккаунты через приглашения друзей или сотрудников, то потом зайдите на главную страницу(trello.com) и там сверху будет вот такой блок:

ActivatingTrelloGold

Жмите там зеленую кнопку и вы перейдете на тариф Gold. После нажатия вы увидите еще более здоровый блок с описание того, что вам добавилось. Внизу него будет ссылка для закрытия:

trello-close-gold

Если будет еще что-то говорить, просто ищите ссылку со словом “close” и жмите. Отключить его можно будет на вкладке “Billing” в настройках вашего профиля.

 

Ссылки

Сам Трелло:
http://makedreamprofits.ru/trello

Как мы используем Trello и Google Docs, чтобы постоянно улучшать работу UserVoice:
http://habrahabr.ru/post/171503/

Возможно вас заинтересует раздел “Автоматизация работы” вот в этой статье:
http://aweb.ua/seo-blog/k-doske-trello-universalnyj-menedzher-proektov/

  • Святослав

    а на русский можно перевести как на скринах?

    • Этот вопрос есть в каждой статьей под Трелло. Открою секрет, Святослав, если вы будете там писать по-русски, то и будет у вас все как на скриншоте, а интерфейс только на английском сейчас;)

  • Марина

    Супер сервис! Большое спасибо, что поделились!!!

    • Рад что вам понравилось, Марина:)

  • Анна

    Сервис – шикарный! большое спасибо за статью и видео) я не нарадуюсь:) для проектной работы- это именно то, что надо! спасает. сохранит огромное количество времени и сил. Облегчает контроль исполнения и постановку задач.

    • Всегда пожалуйста, Анна! 🙂

  • Анна

    у меня вопрос. Евгений, а Трелло позволяет синхронизировать календари из разных досок?

    • Анна

      это было бы оч удобно в моей ситуации – когда параллельно идут несколько проектов.

    • Анна, думаю легче всего использовать сторонний сервис для календаря, тк Трелло, похоже, такое не поддерживает.

      Например, можно попробовать сгенерировать ссылку на список карточек с датами через сервис типа https://trellocalendar-francois2metz.dotcloud.com/ и потом добавить эту ссылку в Google Calendar, iCal или Outlook

      Либо можно попробовать использовать вот это http://zpr.io/RLsE но я еще не разобрался, сможет ли он такое сделать или нет

  • Замечательно! Внедряю сервис к себе ))

    • Рад буду услышать о ваших успехах во внедрении, Евгений:)

  • Marco Fiunno

    Очень красивый приложение, но вы когда-нибудь пытались Kanban Tool?

    • No, i saw similar apps, but i think Trello most advanced now. For example, looks like yours don’t have phone/tablet apps at all:)

      • Marco Fiunno

        It has an Android app 🙂

  • Марина

    Евгений, большое спасибо за статью и видео! Внедряю сервис, очень интересно. У меня возник вопрос: вот я добавляю в проект фрилансера, как сделать так, чтобы он видел только свои задания(карточки), а остальные списки и карточки не видел (не хочу чтобы чел видел мои планы по проекту и другую информацию)?

    • Пожалуйста, Марина:) Эта система не рассчитана на фрилансеров, а на команду, поэтому такой опции на данный момент нет. Есть только администраторские права, и права доступа только к редактированию и добавлению карточек. Более сложной системы прав в трелло нет.

      • Христина

        Евгений, подскажите пожалуйста как установить “администраторские права, и права доступа только к редактированию и добавлению карточек.” ????

        • Чтобы к удалению не было только что-ли? Такого нельзя, система прав там не сильно развитая:)

          Админские права все получают по умолчанию, кто добавлен в доску, им можно запретить или разрешить приглашать других.

          А если хотите дать права только на комментирование – можно сделать доску публичной, и разрешить всем ее комментировать (и те пользователи кто не добавлен в доску смогут только комментировать)

  • Макс

    Диаграмма Ганта в Трелло есть? (например для взаимосвязанных задач: дизайн, верстка, программирование)

  • Роман

    Добрый день!Есть программа для трелло,забыл как называется, чтобы знать количество объектов в столбике.Пожалуйста напомните название, очень нужно

  • Елена Руденко

    Добрый вечер, сколько человек может работать в команде на одной доске?

    • Елена, я не уверен, что там есть ограничение, 20 человек я точно видел, наверняка можно и больше

  • Helen Mokrova

    Классная програмка, я рада, что с ней ознакомилась. Спасибо за видео, толково обьяснили

    • Рад что понравилось, Helen 🙂

  • Aleksey

    Thanks, awesome video!!!

  • Андрей

    Подскажите пожалуйста. Поставил на айфон5. Почему у меня все доски в виде списка, а не в виде карточек с картинками-фонами?
    тупо изза маленького экрана или нужно купить про ?

    • Всмысле? Доски это списки карточек. Заходите в доску и там видите карточки 🙂

Read previous post:
Совершенная машина продаж: интересности из книги “Ultimate Sales Machine”

В этой статье я хочу вам рассказать о книжке “Невероятная машина продаж” от Чета Холмса. Я прочитал эту книжку еще...

Close